Hoe houd ik grip op extern ingehuurde IT’ers?

Je huurt een externe IT-specialist in voor een baanbrekend project, maar ergens knaagt het idee dat je de regie verliest. Gelukkig ben je niet de enige en herkennen veel HR-managers zich hierin.

Wie bepaalt de prioriteiten? Hoe borg je cultuur en samenwerking? En hoe zorg je dat iemand die niet “in dienst” is, toch onderdeel van je organisatie voelt? Goed nieuws: regie houden op externen is niet onmogelijk! Als je er maar bewust van bent. We delen graag een aantal praktische tips met je!

Regie verliezen is een perceptie

Wat een statement! Het gevoel van controleverlies is vaak het gevolg van een gebrek aan structuur in communicatie en verwachtingen. Detachering is een andere vorm van arbeidsrelatie, maar met een gezamenlijk einddoel. De professional wil maximaal presteren en bijdragen aan de organisatie en jullie willen een fijne samenwerking en een geslaagd project. Dus laten we even beginnen bij het begin: afstemming. Waar willen we naartoe? Wat zijn de vereisten? Wie heeft welke verantwoordelijkheid (misschien wel het belangrijkste), hoe gaan we het waarborgen? En wie heeft wat nodig?
Het gaat daarbij over het psychologisch contract, de ongeschreven verwachtingen. Door het expliciet te maken en daarbij elkaar scherp te houden, maak je het duidelijk.

Onboarding Journey

Quick start: de gedetacheerde krijgt een laptop, uitleg over het systeem en gaat aan de slag. Ho! Ook bij externen is een onboarding essentieel als het gaat om betrokkenheid en kans van slagen. We hebben het dan in de meeste gevallen over drie lagen.

Operationeel – draagt bij aan de productiviteit

• Toegang tot de juiste systemen
• Uitleg van de processen
• Kennismaken met de contactpersonen

Cultureel – draagt bij aan gedragsconsistentie

• Uitleg over teamcultuur, communicatiestijl en organisatiekernwaarden
• Het meest krachtig als je het in de praktijk laat voelen: een lunch met de directie, een uitnodiging voor een potje padel of een vrijdagmiddagborrel.
• Het inzetten van een buddy! Zowel voor een vaste medewerker als voor iemand die je inhuurt, helpt een buddy met de verbinding en het snel thuisvoelen in de omgeving. Dat draagt dan weer bij aan de productiviteit!

Strategie – draagt bij aan eigenaarschap

• Context geven over het project en de impact.

Stakeholder alignment

Regie behouden gaat niet over micromanagen, maar juist over het creëren van draagkracht en het gezamenlijk voor ogen hebben van een doel. Hoe doe je dit?

Zorg voor vaste momenten waarop je elkaar spreekt, bijvoorbeeld met een wekelijkse check-in: waar sta je, wat ga je doen, wat kunnen we verwachten, loop je tegen iets aan? Maar ook door een laagdrempelig platform waar je snel kan schakelen, bijvoorbeeld een Teams-kanaal. Helderheid in rollen en verantwoordelijkheden zorgt ervoor dat iedereen een stukje eigenaarschap pakt over het project.

Verbinding door doelen

Verrassend genoeg zijn je medewerkers, intern of extern, mensen. Mensen zoeken waardering voor datgene wat ze doen, ook als iemand wordt ingehuurd. Zorg daarbij voor verbinding door waardering uit te spreken voor het werk, interesse te tonen in de persoon die er is, maar ook evaluatiemomenten in te plannen. Zo hou je niet alleen grip op prestaties, maar ook op het groeien en ontwikkelen van de professional. Want ook externe krachten kunnen een ambassadeur worden van je organisatie.

Ook jij mag in de Whatsappgroep!

We zien het veel voorbij komen: externen niet in de groepsapp waar de babynieuwtjes worden gedeeld, externen niet bij de eindejaarsbijeenkomst, externen niet uitnodigen voor borrels.

Communicatie is cultuur en cultuur bepaalt gedrag.

Er zit dan ook kracht in het betrekken van externen in je interne communicatie. Door ze mee te nemen in updates, weekstarts of successen stijgt de betrokkenheid en output. Als HR ben je hier de verbinder.

Regie is een kwestie van inrichting, niet van controle.

Detachering betekent niet dat je de controle kwijtraakt. Het geeft juist een kans om als organisatie een stapje te groeien. Met een duidelijke onboarding, gestructureerde communicatie en evaluatie op prestaties blijft de samenwerking voorspelbaar, transparant en mensgericht en stijgt de kans van slagen.

Wij geloven dat de beste externe samenwerkingen beginnen bij helderheid. Daarom begeleiden we niet alleen de IT-professional, maar ook de organisatie in het proces.

Meer weten? Neem contact op!